REGULAMIN UCZESTNICTWA W KONFERENCJI
KONFERENCJA CYBER HORIZONS 2026
§ 1. Postanowienia ogólne
Niniejszy Regulamin określa zasady uczestnictwa w Konferencji, sprzedaży biletów, korzystania z aplikacji konferencyjnej, ochrony danych osobowych, w tym publikacji wizerunku oraz pozostałych praw i obowiązki Uczestników związanych z uczestnictwem w Konferencji.
Konferencja ma charakter branżowy i obejmuje prezentacje, warsztaty, spotkania z partnerami technologicznymi („Partnerami”), sesje indywidualne oraz wydarzenia integracyjne.
Ustala się następujące znaczenia pojęć:
Konferencja: wydarzenie pod nazwą KONFERENCJA CYBER HORIZONS 2026, którego celem jest zwiększenie świadomosci o cyberbezpieczeństwie, organizowane przez Organizatora w dniu 06-08 października 2026 r. w Hotelu Mercure Szczyrk Resort, ul. Wrzosowa 28A, 43-370 Szczyrk, na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie,
Organizator: Net Complex spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Bielsku-Białej,
Bilet: dokument w formie elektronicznej , potwierdzający zawarcie umowy uczestnictwa w Konferencji oraz uprawniający oznaczoną w nim osobę do udziału w Konferencji na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie.
Uczestnik: każda osoba, która dokona rejestracji na Konferencję poprzez formularz/aplikację dostępną na stronie internetowej Konferencji oraz wniesie opłatę za Bilet w odpowiedniej wysokości, a której udział zostanie zaakceptowany przez Organizatora,
Partner: każdy wystawca, prelegent i dostawca usług zewnętrznych, który prezentuje swoje produkty lub usługi Uczestnikom,
Obiekt: Hotelu Mercure Szczyrk Resort, ul. Wrzosowa 28A, 43-370 Szczyrk,
Regulamin: oznacza regulamin uczestnictwa w konferencji ,,Cyber Horizons 2026”.
Regulamin Obiektu: oznacza regulamin Hotelu Mercure Szczyrk Resort, ul. Wrzosowa 28A, 43-370 Szczyrk.
Aplikacja: oprogramowanie za pomocą, którego Uczestnik rejestruję się na wydarzenia oraz której wykorzystanie jest niezbędne do pełnego uczestnictwa w Konferencji.
§ 2. Zasady rejestracji na Konferencję
Udział w Konferencji jest płatny i wymaga wcześniejszej rejestracji za pośrednictwem aplikacji/strony internetowej Organizatora.
Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest pobranie Biletu i okazania go przed wejściem na teren Konferencji.
Bilety są imienne i nie podlegają zamianie.
Udział w Konferencji mogą wziąć tylko osoby pełnoletnie. Organizator ma prawo, w razie wątpliwości lub uzasadnionej potrzeby, zażądać od Uczestnika okazania dokumentu ze zdjęciem potwierdzającego tożsamość i pełnoletność Uczestnika.
Rejestracja na Konferencję odbywa się w dwóch etapach:
Etap I - zgłoszenie udziału w Konferencji, w trakcie którego uczestnik rejestruje się na Stronie internetowej.
Warunkiem skutecznego zakupu biletu jest:
dokonanie rejestracji w aplikacji,
podanie wymaganych danych,
zaakceptowanie niniejszego Regulaminu,
dokonanie płatności,
zaakceptowanie udziału Uczestnika przez Organizatora.
Etap II - pobranie biletu. Organizator przed rozpoczęciem Konferencji udostępni dla zarejestrowanych osób instrukcję do samodzielnego wygenerowania Biletu.
Organizator może w uzasadnionych przypadkach odmówić Uczestnikowi udziału w konferencji, o czym Organizator poinformuje w formie wiadomości e-mail. Jeżeli Uczestnik dokonał płatności za udział w wydarzeniu, uiszczona opłata zostanie zwrócona przez Organizatora.
W przypadku stwierdzenia niespełniania warunków udziału w Konferencji lub nieprzedstawienia oczekiwanych dokumentów, Organizator może odmówić Uczestnikowi wstępu na Konferencję albo zażądać opuszczenia Konferencji.
Zakazana jest odsprzedaż zakupionych Biletów innym osobom bez zgody Organizatora. Zakazane jest również nieodpłatne przekazanie Biletu osobom trzecim bez zgody Organizatora.
§ 3. Opłata za Bilet
Wysokości opłaty za Bilet, termin i sposób jej uiszczenia zostanie zamieszczony na stronie internetowej Organizatora.
Opłata za Bilet obejmuje opłatę za uczestnictwo w Konferencji wraz z pakietem startowym dla Uczestnika. Nie istnieje możliwość nabycia Biletu bez pakietu startowego, ani samego pakietu startowego.
Brak uregulowania należności w terminie podanym przez Organizatora upoważnia Organizatora do anulowania zgłoszenia Uczestnika, bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niezrealizowanie lub opóźnienie w przekazaniu opłaty za Bilet będące następstwem zdarzeń leżących po stronie operatora systemu płatności.
Organizator nie jest zobowiązany do zwrotu pieniędzy z tytułu niewykorzystanego Biletu.
§ 4. Zwroty Biletów i rezygnacja
Uczestnik może zrezygnować z udziału w Konferencji poprzez przesłanie stosownego oświadczenia drogą elektroniczną lub papierową. Za dzień rezygnacji uznaje się dzień wpływu oświadczenia do Organizatora. W przypadku skorzystania z drogi papierowej, za dzień doręczenia uznaje się dzień wpłynięcie pisma do Organizatora.
W przypadku rezygnacji:
na więcej niż 30 dni przed rozpoczęciem Konferencji – Organizator zwraca 100% ceny Biletu,
od 30 do 14 dni przed rozpoczęciem Konferencji – Organizator zwraca 50% ceny Biletu,
na mniej niż 14 dni przed rozpoczęciem Konferencji – zwrot ceny Biletu nie przysługuje.
Nieobecność Uczestnika na Konferencji nie stanowi podstawy do zwrotu ceny Biletu.
W przypadku zmiany terminu Konferencji Uczestnik może:
zachować Bilet na nowy termin albo
zrezygnować z uczestnictwa i otrzymać zwrot pełnej ceny Biletu.
W przypadku odwołania Konferencji Organizator dokona zwrotu ceny Biletu.
§ 5. Warunki uczestnictwa
Wstęp Uczestników na konferencję odbywa się na podstawie Biletu pobranego z aplikacji lub wysłanego na adres e-mail podany przez Uczestnika podczas procesu rejestracji on-line.
Zakup Biletu oznacza akceptację Regulaminu oraz Regulaminu Obiektu, w którym odbywa się Konferencja.
Dodatkowe koszty związane z udziałem w Konferencji, takie jak nocleg, pobyt i przejazd Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
Bez pisemnej zgody Organizatora zabronione jest nagrywanie przebiegu Konferencji, w szczególności wystąpień, prelekcji, wypowiedzi czy wizerunku innych Uczestników oraz zdarzeń mających miejsce na terenie Obiektu.
Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy wniesienia na teren Konferencji aparatów fotograficznych, kamer, dronów oraz innych sprzętów nagrywających audio-video, o ile nie należą do Organizatora lub osób przez niego upoważnionych.
Uczestnicy zobowiązani są do zachowywania się względem innych Uczestników, Partnerów, personelu Obiektu lub innych osób w sposób zgody z ogólnie przyjętymi zasadami współżycia społecznego, w szczególności z szacunkiem i życzliwością.
Uczestnicy są zobowiązani do zachowania w sposób nieutrudniający innym Uczestnikom udziału w Konferencji.
Uczestnik zobowiązuje się do wykonywania poleceń porządkowych pracowników Organizatora lub pracowników Obiektu lub osób legitymujących się odpowiednimi upoważnieniami tych podmiotów.
Organizator zastrzega sobie prawo usunięcia z Konferencji Uczestnika, który łamie postanowienia niniejszego Regulaminu, w tym Regulaminu Obiektu. W przypadku usunięcia Uczestnikowi nie przysługują roszczenia o zwrot poniesionej opłaty za Bilet.
§ 6. Zakres świadczeń objętych udziałem w Konferencji:
W ramach zapisu na Konferencję Organizator zapewnia Uczestnikowi:
udział we wszystkich trzech dniach konferencyjnych,
dostęp do materiałów konferencyjnych,
udział w spotkaniach z Partnerami na zasadach określonych w Regulaminie,
całodzienne zaplecze gastronomiczne obejmujące: kawę, herbatę, wodę, przekąski, obiady serwowane w godzinach wskazanych przez Organizatora,
udział w wydarzeniu integracyjnym odbywającym się w formie, miejscu i godzinach wskazanych przez Organizatora;
korzystanie z parkingu dostępnego przy Obiekcie na zasadach obowiązujących w Obiekcie.
§ 7. Program Konferencji
Program Konferencji zostanie opublikowany na stronie internetowej Organizatora. Organizator zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian Programu. Wszelkie zmiany ogłaszane będą na bieżąco. Dokonanie przez Organizatora zmiany Programu nie stanowi podstawy do zwrotu opłaty za Bilet w przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji. Organizator zastrzega, że Program Konferencji dostępny na stronie internetowej Organizatora może różnić się od programu Konferencji stacjonarnej.
W przypadku zdarzeń losowych Organizator dopuszcza możliwość zmiany założeń Konferencji oraz sposobu jej przeprowadzenia. W takim przypadku Organizator zobowiązuje się niezwłocznie do poinformowania Uczestników o wprowadzonych zmianach.
§ 8. Przebieg Konferencji
Organizator zastrzega możliwość prowadzenia prezentacji, warsztatów oraz spotkań w salach zamkniętych przeznaczonych dla określonej liczby Uczestników.
Uczestnik zobowiązany jest do stosowania się do harmonogramów, komunikatów organizacyjnych oraz instrukcji personelu Konferencji.
W trakcie (pierwszego i drugiego dnia) Konferencji Uczestnik może zapisać się na indywidualną rozmowę z wybranym Partnerem. Szczegółowe informację w tym zakresie Organizator przekaże w Programie Konferencji lub w trakcie Konferencji. Zapisy odbywają się za pośrednictwem aplikacji lub innego narzędzia wskazanego przez Organizatora.
Organizator nie gwarantuje dostępności ani możliwości zapisania się na spotkanie z każdym lub wybranym przez siebie Partnerem. O przydzieleniu terminu decydują w szczególności, kolejność zgłoszeń, dostępność przedstawicieli Partnerów, względy organizacyjne. Organizator zastrzega sobie prawo do dokonania zmiany terminu lub miejsca spotkania.
Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia rotacji Uczestników pomiędzy prezentacjami, warsztatami lub strefami Partnerów w celu zapewnienia sprawnego przebiegu wydarzenia.
W przypadku braku możliwości spotkania z wybranym Partnerem Organizator dołoży starań, aby Uczestnik miał możliwość zapisania się na spotkanie z innym Partnerem. Organizator nie gwarantuje jednak, że takie spotkanie się odbędzie. Uczestnik nie ma roszczenia o spotkanie się z wybranym przez siebie Partnerem.
W spotkaniach indywidualnych uczestniczą Partner, Uczestnik oraz przedstawiciel Organizatora pełniący funkcję opiekuna lub moderatora spotkania.
Organizator zastrzega sobie prawo do:
zmiany programu Konferencji lub jej części, bądź jej ograniczenia - w każdym czasie.
zmiany prelegentów,
zmiany lokalizacji,
zmiany harmonogramu,
odmowy udziału w wybranych aktywnościach osobom zakłócającym przebieg wydarzenia lub naruszającym Regulamin.
§ 9. Ankiety
W ramach Konferencji Organizator może udostępniać ankiety dotyczące:
prezentacji,
warsztatów,
rozwiązań oferowanych przez Partnerów
jakości organizacji wydarzenia,
zainteresowań biznesowych Uczestników,
informacji na temat znajomości rozwiązań cyberbezpieczeństwa
oceny prelegentów
Ankiety nie mają charakteru anonimowego.
Wypełniając ankiety Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że Organizator posiada pełny dostęp do odpowiedzi wraz z danymi identyfikującymi Uczestnika.
Uczestnik przyjmuje do wiadomości i wyrażą zgodę, że wyniki ankiet mogą być analizowane przez Organizatora oraz przekazywane Partnerom, a także właścicielowi Obiektu oraz podmiotom współdziałającym przy organizacji Konferencje. W szczególności mogą być przekazywane następujące dane Uczestnika, w szczególności:
imię i nazwisko,
nazwę firmy,
stanowisko,
adres e-mail,
odpowiedzi udzielone w ankietach,
informacje podane przy rejestracji
Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych określają postanowienia dotyczące ochrony danych osobowych.
§ 10. Certyfikat uczestnictwa
Organizator może wydać certyfikaty potwierdzające udział w Konferencji.
Warunkiem otrzymania certyfikatu jest uczestnictwo we wszystkich dniach Konferencji we wszystkich przypisanych do Uczestnika panelach, prezentacjach, warsztatach oraz innych obowiązkowych aktywnościach przewidzianych w programie Konferencji.
Frekwencja weryfikowana jest przez Organizatora na podstawie systemów rejestracji obecności, danych z aplikacji lub innych narzędzi organizacyjnych.
Uczestnik niespełniający powyższych warunków nie jest uprawniony do otrzymania certyfikatu.
§ 11. Wizerunek Uczestników
Podczas Konferencji Organizator oraz Partnerzy mogą przeprowadzać fotorelację oraz nagrania wideo w celach dokumentacyjnych i promocyjnych.
Indywidualny wizerunek Uczestników, tj. wizerunek niestanowiący jedynie szczegółu całości kadru z Konferencji, będzie utrwalany wyłącznie w wyjątkowych i uzasadnionych sytuacjach oraz jedynie po uprzednim wyrażeniu przez danego Uczestnika dobrowolnej zgody.
Organizator wskazuje, że wizerunek może być wykorzystywany w szczególności:
w materiałach promocyjnych,
na stronach internetowych,
w mediach społecznościowych,
w materiałach marketingowych dotyczących przyszłych edycji wydarzenia.
Administratorem danych osobowych Uczestników jest: Net Complex Sp. z o.o. w Bielsku-Białej przy ul. Wita Stwosza 5, 43-300 Bielsko-Biała, KRS 0000638200, NIP 5472165461
Dane osobowe (imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, stanowisko) będą przetwarzane w następujących celach:
Organizacja Wydarzenia – podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy),
Bezpieczeństwo i logistyka – dane (imię, nazwisko, e-mail) zostaną udostępnione zarządcy Obiektu na podstawie umowy powierzenia przetwarzania (Art. 28 RODO) wyłącznie w celu weryfikacji listy uczestników i zapewnienia bezpieczeństwa w Obiekcie,
Marketing Organizatora – wyłącznie po uzyskaniu odrębnej zgody w formularzu rejestracyjnym (Art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
Uczestnikowi przysługują prawa: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Kontakt w sprawach ochrony danych: [email protected]
§ 12. Reklamacje
Uczestnik może zgłaszać reklamacje dotyczące organizacji Konferencji.
Reklamacja powinna zawierać:
dane Uczestnika,
opis zdarzenia,
wskazanie zgłaszanych zastrzeżeń.
Reklamacje należy zgłaszać drogą elektroniczną na adres wskazany przez Organizatora.
Reklamacja może zostać złożona w terminie 14 dni od dnia zakończenia Konferencji.
Organizator rozpatrzy reklamację w terminie 30 dni od dnia jej otrzymania.
O sposobie rozpatrzenia reklamacji Organizator poinformuje Uczestnika drogą elektroniczną.
§ 13. Odpowiedzialność Organizatora
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za utratę lub uszkodzenie mienia Uczestników podczas Konferencji.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy osobiste Uczestników pozostawione bez opieki na terenie Konferencji.
Organizator nie odpowiada za szkody wynikające z odwołania lub zmiany terminu Konferencji z przyczyn niezależnych od Organizatora.
Organizator nie dokonuje merytorycznej weryfikacji treści przekazywanych przez Partnera ani nie ponosi odpowiedzialność za prezentowane przez Partnera:
treść prezentacji;
treść warsztatów;
materiały marketingowe;
informacje przekazywane podczas konsultacji indywidualnych;
zgodność jego działań z prawem.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za materiały promocyjne i gadżet dostarczone przez Partnera czy jakości usług świadczonych przez podmioty trzecie, w szczególności przez firmy cateringowe lub podmiot prowadzący Obiekt, w którym obędzie się Konferencja.
Organizator odpowiada wyłącznie za szkodę rzeczywistą wyrządzoną umyślnie.
W najszerszym dopuszczalnym przez przepisy prawa zakresie wyłącza się odpowiedzialność Organizatora za:
utracone korzyści Uczestnika;
szkody pośrednie;
utratę danych;
utratę klientów;
utratę kontraktów;
efektywność działań marketingowych Partnera;
liczbę Uczestników;
zainteresowanie prezentacjami, warsztatami lub konsultacjami Partnera.
W zakresie dopuszczalnym przez prawo, łączna odpowiedzialność Organizatora wynikająca z Umowy, niezależnie od podstawy prawnej roszczenia, ograniczona jest do wysokości ceny biletu zapłaconej przez Uczestnika na rzecz Organizatora.
W przypadku zmiany lub odwołania Konferencji Odpowiedzialność Organizatora ogranicza się do zwrotu ceny biletu. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za koszty poniesione przez Uczestnika związane z udziałem w Konferencji, w szczególności koszty transportu, noclegów, ubezpieczeń oraz innych usług zamówionych we własnym zakresie.
§ 14. Odpowiedzialność Uczestnika
Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność materialną za zniszczenia na terenie Obiektu, na którym odbywa się Konferencja dokonane przez siebie, jego pracowników, współpracowników lub innych osób działających w jego imieniu.
Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie materiały oraz wypowiedzi przedstawione przez niego podczas Konferencji.
Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za szkody wyrządzone prowadzącemu Obiekt, Organizatorowi, Partnerom, innym Uczestnikom, podmiotom zaangażowanym w organizację Konferencji lub osobom trzecim wskutek działań Uczestnika lub jego pracowników, współpracowników lub innych osób działach w imieniu Uczestnika.
Uczestnik zobowiązuje się zwolnić Organizatora z odpowiedzialności i pokryć wszelkie koszty, odszkodowania, ugody, kary administracyjne oraz koszty obsługi prawnej związane z roszczeniami wynikającymi z działalności Uczestnika.
§ 15. Postanowienia końcowe
Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu w każdym czasie.
Do umów zawieranych na podstawie niniejszego Regulaminu zastosowanie ma prawo polskie.
W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
Regulamin lub jego zmiany wchodzą w życie z dniem ich publikacji przez Organizatora.
